Órgãos públicos em todo o Brasil enfrentam um problema recorrente na formalização de reuniões: a necessidade de redigir e validar atas manualmente. Esse processo é obrigatório por lei e consome, em média, até 6 horas de trabalho por ata, envolvendo servidores que poderiam estar dedicados a atividades mais estratégicas para a população. Além da sobrecarga operacional, o processo manual gera riscos de erros, atrasos, retrabalho e custos ocultos, como o uso excessivo de papel e a logística para a coleta de assinaturas presenciais. Em um cenário de escassez de recursos e necessidade crescente por eficiência, a falta de automação e integração desses fluxos impede que as instituições públicas modernizem sua gestão documental e prestem serviços mais ágeis e transparentes para a sociedade.